当初在人才市场,被中年男人大庭广众之下羞辱后,柳絮曾经发誓,再也不去那里找工作了。
俗话说得好:吃一堑,长一智,在东莞这些年,滇沛流离的生活,让她的生存能力得到了很大的锻炼,随着年龄的增长,她的心态和思维方式也发生了很大的变化。在受苦,受气的同时,既开阔了眼界,也增长了不少见识。
凭她当时的年龄,不可能再去做文员,更何况她也不想继续做文员,一来文员工作单调枯燥,没有技术含量,说白了就是上司的杂工,永远不会有发展前途;二来呢,当然是现实的原因,文员的工资太低了,充其量不会超过八百块,她们在办公室一直处于最底层,干得活最多,拿的工资最少。
柳絮原本就很喜欢英语,如今费尽周折好不容易找到这份外贸业务的工作,她自然要拼尽全力保住它。
一个多月后,在阿丽的悉心指导下,她已经学会制作报价单和形式发票,这些工作看起来很琐碎,不过从中可以学到不少知识。
打形式发票时,通过核对各项材料的单价,可以了解产品的生产工艺流程和熟悉成本核算。由于形式发票是根据客户的订单来制作的,因此还可以更清楚地了解客户的需求状况,方便日后与客户沟通。
柳絮毕竟做过制造文员,也干过工程助理,因此她对制造工序和工程图纸都很熟悉,学起来并不难。第一次身处纯英文的外贸部,对她来说最大的挑战莫过于用英文与客户沟通。
以前看同事们的邮件时,她觉得很简单,可是亲自给客户写信时,却感到十分吃力,真是应验了那句话:看花容易绣花难,书到用时方恨少,她不得不承认自己的英文水平太差了。
有时候,明明想写一句英文,可是却不知如何用标准的词句完整表达出来。英文信不像中文,几个词就能表达出完整的意思,英文必须保持前后文连贯,意思才能完整地表达出来。
如果语句太零散,除了担心意思没有表达完整外,还会担心被客户笑话。外贸业务是工厂与客户之间沟通的桥梁,也是工厂的形象代表,如果连英文信都写不好,如何让客户对工厂有信心呢?更别提请他们下订单了。
刚开始几天,柳絮每写一封邮件都要花费很长时间,写完后还要反复修改。修改几次后,再请阿丽检查一遍,然后再请洪小姐审阅一遍,确认无误后才敢发给客户。
如此过了几天,洪小姐就不再看她的邮件了。每次写完后,柳絮只让阿丽检查一遍就可以发出去。
每次邮件发出去后,柳絮总是提心吊胆的,生怕因为邮件写得不好而被客户取笑。
庆幸的是,那几家客户看了她的邮件后,他们回信都只有几句公事公办的话,比如:生产进度怎样了?价格能不能做些调整,哪天会付货款,等,他们从来不提及邮件写得如何,也许在他们看来,只要意思表达清楚就行。
洪小姐转给柳絮的大小客户有十三家,刚接手时,由于不熟悉流程,她每天都很忙。除了要接订单,排生产单,打发票,确认工程图纸外,还要忙着与相关部门确认生产进度,晚上经常加班到十一点多。
大豪厂办公室共有四十多人,除了外贸部以外,其他人员都在综合办公室上班。由于人员众多,关系复杂,在上班期间,因为工作上的事,经常有人吵架。办公环境给人感觉就像菜市场一样,各部门的人际关系相当复杂。
谁都知道,工厂在生产运作过程中,难免出现异常情况,导致延误交货,或造成客户抱怨,等。
如果出现了生产异常,或造成客户投诉,大豪厂的相关部门负责人从来没有主动坐下来协商,或是积极分析原因,提出一些改善措施让生产顺利进行,他们通常的做法是相互推诿,推卸责任。
每到这个时候,如果外贸业务不去催促,他们就会摆出一副死猪不怕开水烫的架式,只知道无谓地争吵,吵到最后什么问题都没有解决,一大堆的烂摊子都丢给业务部。
客户对接的窗口是业务部,如果交不了货,着急的只有外贸业务。
一旦遇上这种情况,外贸业务一定要及时给客户回信,解释交期延误的原因,争取先稳住客户再说。与此同时,她们还得尽量说些好话,积极与相关部门沟通,以便让他们尽快解决问题,恢复生产。否则延误了交期,造成客户跑单,老板怪罪下来,吃亏的只能是业务部。
外贸业务都不希望客户跑单,客户就是业务员的衣食父母,只要有订单,他们就可以拿提成奖金。
随着近几年经济的快速发展,外贸行业的竞争日益加剧,外贸业务要想成功开发一个客户,其间付出的辛劳,旁人是无法体会得到的。
因此,每次出了品质事故导致无法交货时,外贸业务就会很着急,可是制造部和相关部门却不配合她们的工作,如此一来,外贸部和相关部门的矛盾就不可避免地产生了。