原本为了解决民政管理问题而召开的会议，后来在华夏共和国历史上，被称为第一次立国准备会议。这次会议召开于大文朝宝丰九年，西历1637年，农历七月。
在后来为准备华夏共和国第一次全国代表大会而进行的一系列预备会议中，将第一次代表大会的召开日期确定在了宝丰九年腊月初二。
这所以要准备这么长的时间，一方面是因为会议场地等基础设施需要建设的时间，另一方面是由于互助会的各个省远在天南海北，把召开会议的消息送到各地，又要各地选举自己的参会代表，并准备相应的资料，再赶到青岛来开会，需要耗费的时间不是小数。
更重要的是，为了召开第一次全国代表大会而组建的会议筹备组需要在会议开始前做好的工作实在太多。
筹备组需要进行的工作包括一切基建准备的统筹，确定议事流程和选举、表决流程，确定提案规则，以及对外事务的处理——基本就是如何面对大文朝的立场问题。
需要尽早确定的是各基地代表名额和代表产生规则，这些事情要尽量早地通知到各基地，然后给基地留出足够的时间来确定他们的代表名单。现在互助会的管理人员普遍不足，多数代表都有着比较重要的岗位职责，像江北城或舟山岛的代表，他们来青岛开上几天到十几天的会，再加上往返的时间，至少需要两三个月的时间脱离自己的岗位，肯定要提前将工作安排好，才能放心地离开。筹备组就要负责为这些代表们预留出尽量充足的时间来为会议做准备。
筹备组除了要完成这些准备之外，还要特别处理的一件事，就是与大文朝的有关系问题。
互助会大张旗鼓地筹备这第一次代表大会，并且直接打出了“全国”代表大会的名义，大文官府即使再迟钝，也应该明白了互助会这是想做什么。为了避免大文胡乱猜测反应过度，就有必要将互助会的意图通报给大文朝官府——如果对互助会这次会议没有明确的了解，哪个官员都不免担心他们会打起旗号一路打到京城去，改朝换代。
包括章泽天在内的绝大多数筹备组成员都明白，大文朝各级官府派在青岛的探子肯定不在少数，章泽义的统计局已经确定了的探子就有超过二十人，分布在各个行业岗位上，只是出于一些特别的目的，这些探子并没有被抓捕，他们还打算利用这些人向文朝官府传递一些他们希望传递出去的信息，并通过这些人了解一些官府的动向。如果直接将人抓起来，等于是切断了他们与文朝官府之间的信息通道。
更重要的是，章泽天和章泽义都相信，肯定还要他们没有发现的探子存在，如果将发现的探子都抓住，那么剩下的就只有他们没有发现的了，等于是自己蒙上了自己的眼睛，倒不如暗中控制这些人为他们所用。
有了这些探子，第一次全国代表大会的消息应该已经被传出去了，他们向文朝官府表态就成了必然之事，但需要通报的内容，以及通报的途径就成了必须解决的问题。
令筹备组有些为难的是，现在立国的事情还没有最终确定，那么他们将来对大文朝的外交政策也就无从谈起。另外，他们以什么样的身份对大文朝进行通报，以及通报到大文朝哪一级官府，也是一个问题。毕竟名不正则言不顺。
事情最终被推到了章泽天的案头上，章泽天对前来请示的周从哲——他负责互助会的对外事务——说道：“现在我们尚未宣布独立，也还没有组建自己的政府，这种通报不宜通过正式途径进行，可以考虑通过私人途径来完成。通报的目的是给大文朝吃一颗定心丸，而不是向朝廷示威，这个原则一定要把握好，不要过度刺激官府。”
“那么具体的通报内容呢？”周从哲问道。
章泽天道：“通报内容应包括这么几点，第一，明确我们准备独立建国这件事，以及我们的国土范围。第二，表明我们不想与大文为敌的态度，确定我们不会向内地进攻。第三，要求文朝官府确保我们会员在文朝境内的商业利益和人员安全，包括出自登莱二府的进士们和他们的家人的安全。对于这些进士，官府可以撤职，可以闲置，但是不允许随意抓捕。”
周从哲手中拿着一个小本子，边听边记，道：“明白了。会长，我们在济南和京城都有人，准备把这个消息分别通过两地的线人通报给山东按察使和布政使，同时也通报给京城的两位阁老，这样就可以了吧？”
章泽天道：“嗯，对山东的京城的通报都是必要的，可以分别从这两地的线人中选出一人，表明身份，作为我们与文朝官府的联络人。现在我们还不清楚文朝官府的态度，这个联络人会有一定的风险，你和章泽义商量一下，一定要选择立场坚定、工作能力又强的人。”
周从哲尚未离开，章泽义也到了，章泽天叫住了正要离开的周从哲，对章泽义道：“八弟，我刚刚与周掌柜商定了向官府通报我们即将立国之事，需要你的协助，你来得正好。”章泽义在章家大排行第八。此时周从哲已经不再负责章家商行的买卖事项，把全部精力都放在了互助会的对外事务上，但大家还是习惯以掌柜称之。
章泽义闻言说道：“我也正是为这事来的。我刚刚接到报告，新任莱州知州高洁虎向朝廷密报我们要造反，现在信已经被拦下来了，不知道后面要如何处理才好。另外，接替高洁虎任高密县令的米锋闹得更厉害，若不是县衙的人他指挥不动，他就要把我们派在高密县城的人给抓起来了。”
章泽天沉吟道：“其他州县情况怎么样？”
章泽义道：“情况都差不多，不过高洁虎和米锋闹得最厉害，其他县令们多是惶惶不知所措，还没有明确的行动。”